El hardware barato rara vez es barato. En una oficina de Santa Cruz, La Laguna o el sur de Tenerife el coste que duele no es la factura de compra: es el tóner que se pide cada tres semanas, la cola de impresión que se atasca el lunes, el técnico que viene a «un modelo distinto cada vez» y los tres portátiles que nadie usa pero siguen en el inventario. Esta guía no vende una impresora. Explica cómo localizar el coste oculto de una flota —impresoras y PCs— y qué decisiones (estandarizar, alquilar, comprar en tienda con criterio, o un servicio gestionado) bajan la factura sin recortar productividad.
Infofase lleva más de veinte años viendo flotas en la isla: empresas que mezclan tres marcas de láser, colegios con carros de iPad y un rincón de PCs huérfanos, despachos que imprimen en color «porque el botón está ahí». El patrón se repite. Quien mira solo el precio de etiqueta decide mal. Quien mira consumibles, tiempo de parada, garantía en isla y relevo de equipos decide mejor. Si ya comparaste alquiler frente a compra de equipos a nivel de tesorería, aquí bajamos al detalle que suele faltar en esa cuenta: la flota diaria, no el pico de un evento.
Dónde se esconde el coste de una flota (y por qué el Excel miente)
La mayoría de gerencias tiene un número: «este año nos hemos gastado X en informática». Ese X suele incluir compras, alguna reparación y, si hay contrato, la cuota de mantenimiento. Casi nunca incluye el tiempo de la recepcionista buscando un driver, el comercial que imprime el presupuesto dos veces porque la bandeja está mal, ni el portátil de un autónomo que se fue y sigue encendido en un armario. Tampoco incluye el coste de oportunidad: tres modelos de impresora significan tres tipos de tóner, tres firmwares y tres veces más probabilidad de que «no imprime» sea un ticket en vez de un clic.
Hay una forma sencilla de verlo. Durante dos semanas anota cada incidencia de impresión y cada equipo que alguien declara «lento» o «ya no sirve». No hace falta una herramienta cara. Una hoja compartida basta: fecha, puesto, síntoma, tiempo perdido estimado, si se resolvió o se aparcó. Al cabo de diez días laborales suele aparecer un patrón: unos pocos equipos generan la mayoría del ruido, y unos pocos consumibles se piden con una frecuencia que no cuadra con el volumen de páginas que la empresa cree imprimir.
Ese desfase es el coste oculto. O se imprime más de lo que se admite (copias de todo, color por defecto, escaneos que acaban en papel otra vez), o hay fugas (equipos que imprimen páginas de prueba, colas atascadas que reimprimen, tóner de terceros que rinde menos y mancha más). En flotas mixtas se suma un tercer factor: nadie sabe qué cartucho corresponde a qué máquina. Se compra «el de siempre», se prueba, no encaja, se guarda en un cajón. El cajón es inventario muerto. El inventario muerto es dinero que ya salió de caja y no va a volver.
Un partner de mantenimiento informático en Tenerife que entra a una oficina nueva suele hacer tres preguntas antes de hablar de hardware: cuántos modelos hay, quién pide consumibles y qué equipos no tienen dueño. Las respuestas definen el plan. Si hay ocho modelos para doce personas, el problema no es «falta una impresora mejor». El problema es que la flota creció por acumulación, no por diseño.
La cuenta que sí encaja en dirección
Traduce incidencias a horas. Media hora semanal de «no me imprime» en una oficina de quince personas no es media hora: es media hora multiplicada por quien espera, por quien ayuda y por quien reimprime. Aunque sea una estimación tosca, pone el tema en el lenguaje de un gerente: no es un capricho técnico, es tiempo que no factura. Añade el coste de tóner original frente a genérico (el genérico barato a veces sale más caro por atascos y SAT) y el coste de un desplazamiento técnico a un modelo que ya no se fabrica. Con esos tres números, la conversación deja de ser «el informático quiere cambiarlo todo».
Tóner, papel y el mito del coste por página
Los fabricantes publican un coste por página que asume cobertura del 5 %, tóner original y un volumen constante. En la vida real, una inmobiliaria imprime planos; un bufete imprime contratos a doble cara; un hotel imprime tickets y cartas; una clínica imprime consentimientos. La cobertura no es el 5 %. El color se usa para logos y para «que quede bonito». El dúplex a veces está desactivado porque alguien lo desactivó hace un año y nadie lo volvió a mirar.
El tóner original cuesta más por caja y suele rendir lo que dice la ficha, con menos atascos y con firmware que no se queja. El compatible barato de marketplace a veces funciona meses y a veces mancha el fusor. Cuando mancha el fusor, el ahorro de tres cartuchos se evapora en una visita y una pieza. No es dogma: hay compatibles decentes y hay originales abusivos. El criterio útil es otro: ¿quién responde si el equipo deja de imprimir? Si el cartucho lo compró alguien en un portal y la impresora está fuera de garantía, el riesgo lo asume la empresa. Si el consumible va ligado a un contrato o a un proveedor local que conoce el parque, el riesgo se comparte.
El papel también miente. El papel húmedo en un almacén sin climatizar, típico de trastiendas y cuartos de fotocopiadoras, atasca más que un firmware viejo. Las empresas que compran el paquete más barato y lo guardan junto al aire acondicionado que gotea pagan en atascos. No es glamuroso, pero es de las primeras cosas que un técnico mira cuando «la impresora nueva ya falla».
- Color por defecto: apágalo en el driver y en la cola. El color debe ser una decisión, no un hábito.
- Dúplex por defecto: actívalo en los equipos de oficina. Las excepciones se marcan, no al revés.
- Páginas de prueba y banners: desactívalos en redes y en colas de servidor.
- Escaneo a carpeta o a correo: reduce la reimpresión de lo que ya era digital.
- Cuotas suaves, no policía: un aviso al superar un umbral educa más que un bloqueo que enfada al comercial el viernes.
Si la oficina imprime poco y bien, una láser monocromo de un solo modelo y un escáner decente suele bastar. Si imprime mucho y en color, el debate no es «la más barata de Amazon»: es volumen mensual, coste de página real y si te conviene un MPS (servicio gestionado de impresión) o un alquiler con consumible incluido. La tienda de Infofase sirve para comprar el equipo que sí vas a amortizar; el alquiler, para no inmovilizar capital en una máquina que dentro de tres años será un problema de piezas.
Colas de impresión, modelos mezclados y el tiempo que no factura nadie
Una flota con cuatro marcas y siete drivers es un sistema frágil. Cada actualización de Windows o de macOS puede romper un driver. Cada puesto nuevo hereda «la impresora de al lado» por IP fija que alguien apuntó en un post-it. Cuando esa IP cambia, o cuando el DHCP la mueve, el síntoma es el de siempre: «ayer imprimía». El técnico no tarda una hora porque sea incompetente; tarda porque primero tiene que descubrir cómo está montada la casa.
El estándar que funciona en PYMES de la isla es aburrido y eficaz: uno o dos modelos de impresora por sede, cola centralizada o nombre de cola estable, y el mismo procedimiento de instalación para Windows y para Mac. Infofase trabaja flotas mixtas Apple y Windows a diario; el error habitual no es tener Macs, es tratarlos como excepción perpetua. Un Mac que imprime por AirPrint a un equipo que no está bien anunciado en la red genera más tickets que un PC con el driver oficial. Se resuelve con red ordenada y con un modelo que ambos mundos entiendan, no con «que el de diseño se apañe».
Las colas también esconden política. Si todo el mundo imprime en la multifunción del pasillo y esa máquina es lenta, la gente se compra una tinta de 80 euros «para no esperar». En seis meses tienes cinco tintas personales, cinco cartuchos distintos y cero control. La solución no es prohibir: es dimensionar la multifunción o poner un segundo equipo del mismo modelo en el otro extremo de la planta. Dos clones se mantienen. Cinco huérfanos se abandonan.
Mezclar modelos no es flexibilidad. Es multiplicar recambios, tóner y el tiempo que un técnico necesita para entender tu oficina.
En hoteles, clínicas y despachos con turnos, el problema se agrava: quien configuró la cola ya no está. La documentación cabe en una página: mapa de IPs o de nombres de cola, modelo, ubicación, y quién pide consumibles. Si eso no existe, el mantenimiento reactivo sale más caro que un inventario de una tarde. Es el mismo principio que usamos al elegir un partner de mantenimiento: quien no documenta, te vende horas.
Equipos zombis: PCs e impresoras que siguen en inventario
Un equipo zombi es aquel que está encendido, enchufado o en un armario, aparece en alguna lista, y nadie lo usa para producir. Ejemplos típicos: el sobremesa del comercial que teletrabaja desde hace un año; la tinta del despacho que se usó en la pandemia y ahora sirve de mesita; el portátil «de reserva» sin parches ni disco cifrado; la impresora de almacén que imprime una etiqueta al mes y tiene un tóner de 90 euros caducado en el cajón.
Los zombis cuestan de tres maneras. Uno: electricidad y calor, menor pero real en una isla donde el aire acondicionado ya es una partida. Dos: superficie de ataque. Un Windows 10 sin parches en la misma VLAN que la contabilidad es un riesgo que no justifica «por si acaso». Tres: ruido mental. Mientras el equipo existe, alguien cree que hay capacidad de reserva. Cuando hace falta un puesto de verdad, ese reserva no sirve: está sucio, sin licencia y con la batería hinchada.
El ritual útil es un inventario físico, no el de compras. Recorre la oficina con una lista: etiqueta, usuario, sistema, último login o última página impresa, y una decisión en tres valores: se queda, se recoloca, se retira. Retirar no es tirar a la basura. Es borrar discos, dar de baja licencias y, si el equipo aún vale, reutilizarlo o venderlo. Si no vale, reciclarlo. Dejarlo «por si acaso» es la decisión que más zombis crea.
En flotas Apple el zombi tiene otra cara: un iMac antiguo que ya no recibe actualizaciones de seguridad pero sigue en recepción «porque enciende». En flotas Windows, un PC con disco mecánico que tarda cuatro minutos en abrir el ERP. Ambos casos se disfrazan de ahorro. El coste está en minutos diarios y en incidentes que no deberían existir. El alquiler de equipos informáticos encaja aquí cuando el relevo es temporal (baja, pico, evento) o cuando no quieres capitalizar un lote que dentro de tres años será otro armario. La compra en tienda encaja cuando el perfil del puesto es estable y vas a amortizar el equipo con mantenimiento detrás.
Qué hacer con los datos antes de retirar
Antes de apagar un zombi, pregunta dónde están los archivos. Muchas «impresoras inteligentes» y muchos PCs de recepción guardan escaneos, copias de DNI o PDFs de clientes. Retirar sin revisar es un problema de RGPD, no de hardware. Copia lo que deba conservarse, borra el resto y documenta. Si el disco no arranca, no lo formateéis a ciegas: a veces hace falta una recuperación de datos puntual. Es más barato que una reclamación.
MPS, alquiler o compra: cómo elegir sin autoengañarse
Tres modelos conviven y se confunden. La compra es tuya: pagas el equipo, pagas el tóner, pagas las visitas cuando se rompe. El alquiler (corto o renting) te deja el hardware en cuota; según contrato, el soporte y a veces el consumible van incluidos. El MPS (managed print services) cobra por página o por un mix de cuota más página, y el proveedor se ocupa de tóner, revisiones y, en contratos serios, de reponer la máquina si falla. Ninguno es «el bueno». Depende del volumen, de la tesorería y de quién quieres que piense en el tóner a las ocho de la mañana.
La compra gana cuando el volumen es previsible, el modelo está estandarizado y tienes un mantenimiento que ya cubre la oficina. Compras dos o tres unidades iguales en la tienda Infofase, unificas tóner y duermes. El alquiler gana cuando hay picos (campaña, cierre, nueva delegación), cuando un equipo está en el taller y no puedes parar, o cuando no quieres un activo que se deprecia en un cajón. En Tenerife, además, el alquiler con entrega en 24 horas y soporte incluido evita el limbo del envío peninsular: un viernes sin impresora de albaranes no espera al lunes del transportista.
El MPS gana cuando el volumen de páginas es alto y constante, y cuando el coste de gestionar consumibles supera el margen de «yo lo compro». Un hotel, un centro educativo o una asesoría con mucha salida de papel suelen estar en esa zona. Un estudio de tres personas que imprime veinte páginas al día, no. Meter un MPS en un despacho pequeño es pagar por un servicio que no vas a usar; rechazar un MPS en una planta que come tóner es ahorrar en la cuota y perderlo en caos.
Hay una trampa comercial en los tres lados. En compra: el equipo «regalado» con tóner propietario eterno. En alquiler: cuotas bajas el primer año y penalizaciones de salida. En MPS: un coste por página que asume un volumen que luego no alcanzas, o un volumen mínimo que te obliga a pagar páginas que no imprimiste. Lee el contrato como lees un alquiler de local: plazo, qué incluye, qué pasa si cambias de sede, y quién pone el tóner el día que se acaba a las 19:10.
Si estás entre compra y alquiler a nivel de portátiles e iPads, no mezcles esa decisión con la de impresión sin mirar el uso. Un MacBook de diseño y una láser de recepción no se amortizan igual. El artículo sobre alquiler frente a compra cubre tesorería y picos de plantilla; aquí el criterio extra es el consumible y la cola. Y si noviembre te tienta con un pack de tres tintas a mitad de precio, lee antes cuándo el Black Friday tecnológico conviene y cuándo no: el descuento no unifica modelos ni trae un técnico el mismo día.
Una flota ordenada: inventario, estándares y la tienda con criterio
Ordenar una flota no es renovar todo el parque. Es decidir un estándar por tipo de puesto y aplicar excepciones por escrito. Recepción: un sobremesa o un all-in-one, pantalla decente, misma imagen de sistema. Comercial: portátil de una gama, misma RAM mínima, mismo antivirus. Diseño o dirección si hay Mac: un modelo de MacBook, no tres generaciones distintas «porque salieron en oferta». Impresión: uno o dos modelos, mismo tóner, misma cola. Eso es el 80 % del ahorro a doce meses.
El 20 % restante es proceso. Quién pide hardware. Quién da de alta un usuario. Quién retira un equipo. Si eso lo decide cada responsable de área en un chat, volverás a los zombis. Un canal único —correo, ticket o WhatsApp de empresa hacia el partner— evita que se cuelen compras sueltas. Infofase puede vender el equipo en tienda, alquilarlo o mantenerlo; lo que no tiene sentido es las tres cosas a la vez sin un mapa.
- Inventario físico en una tarde: etiquetas, usuarios, modelos de impresora y PCs.
- Lista de zombis y de equipos que fallan más de una vez al mes.
- Estándar por perfil (tres perfiles bastan en la mayoría de PYMES).
- Decisión por equipo: se queda, se sustituye (compra o alquiler), se retira.
- Un solo circuito de consumibles y un solo sitio donde se pide tóner.
- Documentación de colas e IPs en una página, no en la cabeza de alguien.
Ese circuito encaja con el resto de servicios de Infofase: mantenimiento para que el estándar no se degrade, ciberseguridad para que el PC reserva no sea un agujero, y tienda o alquiler según el caso. No hace falta un proyecto de seis meses. Hace falta una decisión de dirección de dos horas y una ejecución de dos o tres visitas.
Cómo empezar en una oficina de Tenerife sin parar el trabajo
En isla el contexto importa. El recambio no llega «por la tarde» si depende de un almacén en la Península y de un vuelo. Un fusor, un tóner raro o una pantalla de un modelo descatalogado pueden tardar lo que no tienes. Por eso estandarizar en modelos con stock local —o en un partner que tenga parque de alquiler para sustituir— no es capricho: es continuidad. El viernes a las 18:00 una clínica o un almacén no pueden esperar al martes.
El plan de arranque que menos duele es este. Primera visita: inventario y foto de la red de impresión (quién imprime dónde). Segunda: propuesta por escrito con tres escenarios (mínimo: unificar tóner y retirar zombis; medio: sustituir dos o tres equipos críticos; alto: MPS o renting de la flota de impresión). Tercera: ejecución en horario que no tumbe el mostrador —temprano, mediodía o tarde, según el negocio—. Entre medias, no se cambia el driver de todos a la vez. Se cambia por planta o por departamento.
Si hay Macs y PCs, se prueba la cola en ambos antes de dar el corte. Si hay un servidor de impresión antiguo, se decide si merece la pena o si las colas por IP/nombre bastan. Muchas PYMES de la isla no necesitan un servidor de impresión; necesitan menos modelos. El servidor aparece cuando hay decenas de puestos y políticas. Forzarlo en una oficina de ocho personas añade un punto de fallo.
El mantenimiento preventivo cierra el círculo: limpieza de láser, firmware, disco en PCs que crujen, baterías de portátiles que hinchan. Sin eso, el estándar se pudre en dieciocho meses. Con eso, la flota envejece de forma previsible y el presupuesto del año siguiente no es una sorpresa. Si en noviembre cierras el año IT, esta foto de hardware es el input que hace creíble el presupuesto: no un «renovar todo», sino una lista priorizada.
Preguntas frecuentes
¿Compensa un MPS en una oficina de diez personas en Tenerife?
Casi nunca, si el volumen de páginas es bajo. Un MPS cobra por gestionar tóner y máquinas; si imprimes poco, pagas estructura que no usas. En diez personas suele ganar unificar modelo, comprar o alquilar dos equipos iguales y tener mantenimiento. El MPS empieza a tener sentido cuando el tóner y las visitas ya son una partida mensual visible, no un disgusto ocasional.
¿El tóner compatible siempre sale más caro a la larga?
No siempre. Hay compatibles decentes y hay originales con margen abusivo. El criterio es quién asume el riesgo si el equipo se mancha o queda fuera de garantía. En flotas críticas (albaranes, clínica, hotel) solemos preferir original o contrato. En un equipo secundario de bajo volumen, un compatible de proveedor conocido puede valer. El marketplace anónimo es la lotería.
¿Puedo mezclar compra de PCs y alquiler de impresoras?
Sí, y suele ser lo más honesto. El PC de un puesto estable se amortiza. La impresora de alto volumen o el refuerzo de una campaña se alquila o se mete en MPS. Lo que no funciona es alquilar sin estándar o comprar sin pensar en el tóner. Mezcla con mapa, no por inercia.
¿Qué hago con los portátiles viejos que aún encienden?
Si no reciben parches de seguridad o tardan lo que un café en abrir el ERP, retíralos o recíclalos como kiosko aislado, no como puesto de trabajo. Antes, extrae datos y da de baja licencias. Un zombi «por si acaso» es el que más tickets genera cuando de verdad hace falta un reserva.
¿Infofase vende, alquila y mantiene, o hay que elegir una sola cosa?
No hay que elegir una sola cosa. La tienda cubre la compra con criterio; el alquiler cubre picos, sustituciones y renting; el mantenimiento evita que la flota se desordene. Lo importante es que las tres decisiones las tome la misma foto de inventario, no tres chats distintos. Si quieres esa foto, se pide por teléfono al 922 276 335 o por el formulario de contacto.
¿Cuánto tarda ordenar una flota típica?
El inventario cabe en una visita. La propuesta, en unos días. Ejecutar el estándar (colas, dos o tres sustituciones, retirar zombis) suele ser cuestión de un par de intervenciones si no hay que esperar hardware raro. Renovar veinte puestos de golpe es otro proyecto; no es el punto de partida de este artículo.
¿Tu flota come tóner y tickets sin que el Excel lo vea?
Inventariamos impresoras y PCs, marcamos zombis y te decimos con números si te conviene unificar y comprar, alquilar o un servicio de impresión. Técnicos propios en Tenerife, Apple y Windows, sin cambiarlo todo el primer día.
