Alquiler vs compra de equipos informáticos: el cálculo real

Comprar parece más barato hasta que sumas averías, obsolescencia y tres meses de equipos parados. La etiqueta de un portátil o de un iPad es un número limpio. La tesorería de una PYME canaria no lo es: hay IVA a soportar de golpe, un pico de prácticas en marzo, un evento en el sur en julio, un comercial de baja cuyo equipo está cifrado y un residual a tres años que nadie apuntó en la hoja. Este artículo hace las cuentas de alquilar equipos informáticos frente a comprarlos —en tienda o donde sea— sin vender el alquiler como religión ni la compra como «patrimonio». El criterio es caja, no ideología.

Infofase lleva más de veinte años en Santa Cruz de Tenerife vendiendo, alquilando y manteniendo. Esa combinación importa: el peor de los mundos es comprar sin SAT y alquilar sin identidades. Un equipo, sea tuyo o prestado, entra en la red, en Microsoft 365 y en el inventario. Si no, estás comparando churras con merinas. El mantenimiento informático no desaparece porque el activo no esté en el inmovilizado. Desaparece el residual. Aparece una cuota. El resto hay que ponerlo en columnas.

No encontrarás aquí un precio cerrado por día: ese número cambia con el modelo, la duración y el stock. Encontrarás el método para que gerencia y administración no discutan de oídas. Si además estás eligiendo ecosistema, la comparativa de MacBook frente a Windows para empresas en Canarias es el otro eje. Alquiler o compra es el eje del tiempo y de la caja. Marca es el eje del perfil.

La pregunta no es el precio de etiqueta

La compra tiene un coste de entrada alto y un coste marginal bajo si el equipo se usa todos los días durante tres o cuatro años. El alquiler tiene un coste de entrada bajo y un coste acumulado que, pasado un umbral de meses, supera al de comprar. Ese umbral no es universal. Depende del residual, de las averías, de los días parado y de si el uso es estructural o puntual. Un portátil de administración que va a estar ocho horas al día durante cuatro años suele ser compra (o leasing financiero, que es otra conversación). Un lote de veinte portátiles para un congreso de tres días es alquiler. La zona gris —tres meses de prácticas, seis meses de proyecto, un año de incertidumbre— es donde hace falta hoja de cálculo, no eslogan.

La etiqueta ignora cuatro partidas. Primera: el tiempo de la persona parada cuando el equipo falla y no hay puente. Segunda: el coste de oportunidad de inmovilizar caja en hardware que envejece. Tercera: el coste de guardar, inventariar y dar de baja equipos que ya no se usan (los «zombis» del armario). Cuarta: el coste de no acertar el modelo —16 GB frente a 8, Mac frente a Windows— y convivir dos años con la decisión. El alquiler reduce la 2, la 3 y la 4. La compra, bien hecha, gana en la 1 si hay pool interno y SAT. Ninguna gana sola en todas.

En Canarias hay que sumar una quinta: la reposición. Un modelo descatalogado no se reemplaza en 24 horas. Si compraste diez iguales y a los dos años necesitas el undécimo, puede que ya no exista. El alquiler desplaza ese riesgo al proveedor, siempre que el contrato lo diga. Una compra en Black Friday de un modelo de consumo, como advertimos en la guía de cuándo comprar y cuándo alquilar en noviembre, puede ser un ahorro falso si no encaja con la red, el SAT o la tesorería.

El IVA y el tipo de empresa cambian la foto. Una sociedad que se deduce el IVA y amortiza el equipo ve un coste distinto al de un autónomo que soporta el IVA y no quiere inmovilizado. No vamos a hacer asesoría fiscal aquí: vamos a decir que el número «sin IVA» de la web no es el número que sale del banco. Habla con tu gestoría de si la cuota de alquiler es gasto del ejercicio y de cómo amortizáis el hardware. Luego vuelve a la hoja con esos dos tratamientos. Comparar base con base.

Tesorería: picos, IVA y residual a tres años

La tesorería mira meses, no TCO académico. Comprar quince portátiles en septiembre es un pico de caja que puede doler más que doce cuotas de alquiler, aunque a 36 meses la suma del alquiler sea mayor. Si ese septiembre coincide con fianzas, con stock o con una campaña, el alquiler no es capricho: es no ahogar la cuenta. Al revés: si hay caja, hay previsión de uso a tres años y hay residual realista, comprar (o un leasing con opción) suele ganar. El error es usar el TCO a cinco años para decidir un pico de seis semanas.

El residual a tres años es el número que más se inventa. Un MacBook Pro de gama alta suele conservar más valor de reventa que un Windows de consumo. Un iPad de aula, manoseado por tres cursos, conserva poco. Una impresora de oficina, casi nada si el fabricante deja de vender tóner. Apuntar «residual 40 %» para todo es mentira útil. Apunta por tipo: portátil de empresa, Mac, tablet, pantalla, impresora. Si no vas a vender de verdad a los tres años —porque no hay tiempo, porque los discos tienen datos y nadie los borra bien—, el residual efectivo es cero. En ese caso, la compra tiene que ganarse solo por el uso, no por la fantasía de eBay.

Los picos de plantilla son el caso de uso más limpio del alquiler. Prácticas de FP, refuerzo de temporada turística, un proyecto europeo de seis meses, una campaña electoral, un rodaje. Comprar para el pico y «ya se quedarán en el armario» es cómo se llenan los armarios. El coste de un equipo zombie no es solo lo que pagaste: es el parcheo, la licencia que sigue asignada y el riesgo de que alguien lo encienda con datos viejos. Alquila el pico. Compra la base. Esa frase, aplicada con honestidad, resuelve el 70 % de las discusiones.

Eventos e impresoras merecen mención. Un plotter o una multifunción para una feria no debería entrar en inmovilizado. Un lote de pantallas para un aula de verano, tampoco. El artículo sobre reducir el coste oculto de impresoras y flotas entra en tóner y modelos mezclados. Aquí basta el criterio de tesorería: si el uso tiene fecha de fin conocida y cercana, no compres. Si el uso es el de todos los lunes durante cuatro años, no alquiles por inercia: calcula el umbral.

Eventos, prácticas y temporadas: el calendario manda

El calendario canario no es el de una oficina de Madrid. Hay temporada alta hotelera, hay verano de colegios, hay congresos en el sur, hay cierres fiscales. El hardware sigue ese pulso. Un hotel que refuerza recepción en invierno no necesita doce minipcs nuevos en propiedad. Un colegio que digitaliza un aula en octubre y no toca julio tiene otra lógica —la del artículo de centros educativos—, pero el principio es el mismo: no conviertas un trimestre en un activo de cinco años sin querer.

Las prácticas son el ejemplo que más dinero tira. Llegan cuatro personas en febrero, se compran cuatro portátiles «baratos», en junio se van, en octubre nadie recuerda la contraseña y en enero se compran otros. El alquiler con alta y baja en el tenant —cuenta temporal, OneDrive corporativo, borrado al devolver— es más barato y más limpio. La condición es no darles un equipo con la cuenta de administrador local y un USB eterno. El coste de un incidente de datos en un práctico no entra en la etiqueta y sí en la tesorería del año siguiente.

Los eventos tienen otra trampa: el «ya que estamos, que quede». Se alquilan veinte portátiles para un congreso y se decide comprarlos el último día «porque casi sale igual». Casi nunca sale igual cuando sumas que durante once meses van a dormir, a pedirse actualizaciones y a ocupar un trastero. Si el evento se repite cada año, entonces sí: calcula el umbral a 24 o 36 meses y decide. Un evento único es alquiler. Un evento anual puede ser compra o un contrato de alquiler recurrente con el mismo proveedor, que a veces es la opción más sana porque incluye entrega, recogida y un técnico el día D.

La temporada también rompe SAT. En julio y agosto, comprar un modelo que no hay en isla y esperar es un plan frágil. El alquiler con stock local cubre el hueco. La compra planificada en mayo, con modelo de empresa y piezas, cubre el curso o el año. Improvisar las dos a la vez es cómo se pagan urgencias.

Averías y el coste de un equipo parado

Un portátil de 900 € parado cinco días de un perfil que factura 300 € al día no es un problema de 900 €. Es un problema de 1.500 € más el enfado del cliente. Esa aritmética, tosca, es la que justifica el puente. En compra, el puente es un pool interno (dos equipos de reserva para una flota de treinta) o un alquiler puntual. En alquiler, el puente debería estar en el contrato: sustitución en un plazo. Si el contrato de alquiler no dice qué pasa cuando el equipo falla, no estás alquilando un servicio: estás alquilando un objeto. Pregunta el plazo de sustitución en Tenerife, no en un anexo genérico.

Las averías tienen distribución fea. Muchos equipos no fallan. Los que fallan fallan en el peor momento. El TCO medio miente si no incluyes una cola de incidencias. Un contrato de mantenimiento no elimina el fallo; reduce el tiempo hasta el diagnóstico y evita que cada usuario se convierta en técnico. En Mac, el diagnóstico de 10 € descontable aplica a reparación, no a la filosofía de alquiler o compra; lo citamos porque el canal SAT cambia el tiempo parado, y el tiempo parado es la partida que más desequilibra la hoja.

Hay averías que la compra «barata» multiplica: pantallas de portátiles de consumo, baterías que no se sustituyen, SSD de 256 GB que se llenan y mienten. El equipo no muere: se vuelve inusable y nadie lo renueva porque «aún vale». El alquiler fuerza la renovación al devolver. La compra exige una política de vida útil (36 meses, 48) y cumplirla. Sin política, la compra degenera en flota zombi. Con política, la compra es adulta.

El dato en el equipo averiado es otro coste. Si no hay BitLocker o FileVault, si no hay copia, el SAT no puede formatear a la ligera. Eso alarga el puente. El alquiler no te libra de copiar: el dato es tuyo. Un equipo alquilado sin backup es el mismo drama con factura mensual. Las copias no son un extra del debate alquiler/compra. Son el prerrequisito de ambos.

Cómo hacer el cálculo en una hoja (sin magia)

Abre una hoja con dos columnas: Compra y Alquiler, a 12, 24 y 36 meses. Filas mínimas: hardware (cuota o precio), IVA según tu caso, accesorios (docks, ratones, fundas), licencias que pagas igual en ambos, mantenimiento estimado, coste de puente (días parado × coste de persona, o cuota de pool), residual esperado a 36 meses (solo en compra, y sé cruel), almacenamiento y baja segura (borrado certificado, horas). Suma. Mira el mes 6, el 12 y el 36. El ganador suele cambiar de columna según el horizonte. Esa es la información. Si solo miras el mes 1, gana el alquiler siempre. Si solo miras el mes 60 con residual optimista, gana la compra siempre. Ninguna de las dos miradas es honesta para un pico de 10 semanas.

Asigna escenarios. Base: uso estructural, 36 meses, residual conservador. Pico: 8–12 semanas, residual cero, puente incluido. Evento: días, entrega y recogida. No mezcles los tres en una sola celda. Una empresa puede comprar la base y alquilar el pico el mismo trimestre. Eso no es incoherencia: es tesorería.

Incluye el coste de equivocarte de modelo. En compra, un error de 1.800 € se queda. En alquiler, se devuelve. Si el perfil no está claro —Mac o Windows, 14 o 16 pulgadas, iPad o portátil—, alquila un mes de prueba con cuenta corporativa. Esa cuota es investigación, no capricho. Después compra el que haya ganado con hechos.

Por último, no olvides las licencias Microsoft y Adobe: viajan con la persona, no con el chasis, si el tenant está bien. Comprar un equipo «porque ya tiene Office de por vida» es un anacronismo que sale caro en actualizaciones y en cumplimiento. El hardware es una línea. El tenant es otra. El conjunto de servicios (licencias, mantenimiento, alquiler) se presupuesta junto, no a trozos de tres proveedores que no se leen los correos.

Un criterio práctico por tipo de equipo

Portátiles de administración y dirección con uso diario a tres años: compra o leasing, modelo de empresa, SAT y dos unidades de pool. Portátiles de prácticas, refuerzo y proyecto: alquiler. Mac de diseño estructural: compra, con SAT local y diagnóstico claro; Mac de campaña o de un freelance interno de tres meses: alquiler. iPad de aula o de fuerza de ventas estable: compra con MDM. iPad de un evento o de un trimestre piloto: alquiler. Impresoras de oficina de uso continuo: compra o renting de copistería especializada, no un chorro de tinta de consumo. Impresoras y pantallas de evento: alquiler. Servidores: casi nunca es un debate de «alquilar el torre un mes»; es un debate de on-premise frente a cloud, otro artículo.

Monitores y docks son el gran olvidado. Comprar docks baratos distintos para cada mesa es un impuesto silencioso. Estandariza. Alquila monitores extra para un aula o una sala de crisis; compra los de las mesas fijas. El criterio, otra vez, es fecha de fin conocida o no.

Si después de la hoja sigue empatado, elige la opción que reduce el riesgo que más te duele. Si te duele la caja de este trimestre, alquila. Si te duele depender de un proveedor y el uso es estructural, compra. Si te duele el tiempo parado, invierte en puente y en mantenimiento, da igual la columna del chasis. El hardware no es la estrategia. La continuidad sí.

Preguntas frecuentes

¿A partir de cuántos meses sale más barato comprar?

No hay un número único. En portátiles de uso diario, muchas hojas cruzan entre los 18 y los 36 meses según residual y averías. En un pico de 8 semanas, el cruce no llega: gana el alquiler. Haz la hoja a 12, 24 y 36 con residual cruel.

¿El residual a tres años se puede contar de verdad?

Solo si vas a vender o a entregar a cambio y si el modelo conserva mercado. Si no hay tiempo ni proceso de baja segura, el residual efectivo es cero. Los Mac de gama alta suelen conservar más que un Windows de consumo; un iPad de aula, poco.

¿Las prácticas justifican comprar equipos baratos?

Casi nunca. El ciclo febrero–junio deja armarios llenos y cuentas huérfanas. Alquila, da de alta en el tenant y borra al devolver. Sale más barato que comprar cada curso «lo más barato».

¿Qué tiene que decir el contrato de alquiler sobre averías?

El plazo de sustitución en isla, no un anexo genérico. Si no hay puente, estás alquilando un objeto, no un servicio. Pregunta también quién borra el disco al devolver y cómo se gestiona la cuenta corporativa.

¿Puedo mezclar compra de la base y alquiler del pico?

Sí, y es lo habitual en empresas sanas. Comprar todo por si acaso o alquilar todo por no decidir son los dos extremos caros.

¿Un Black Friday cambia el cálculo?

Solo si el modelo encaja con SAT, red e identidades. Un 20 % sobre un equipo que no se puede reparar en isla o que sobra en enero no es un ahorro. El descuento no paga el armario.